Rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

 Zgodnie z art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.) ustawy o s.u.s.,  podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Natomiast art. 20 ust. 1 tej ustawy stanowi, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i ubezpieczenie wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

 Ustawodawca uznając w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)  ustawy o p.d.o.f. stosunek pracy za źródło przychodów, określił w art. 12 tej ustawy, iż za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Ponadto przychodami ze stosunku pracy są świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych Ustawodawca definiując podstawę wymiaru składek dla pracowników przyjął dla jej określenia bardzo szerokie pojęcie przychodu. Jest nim nie tylko wynagrodzenie, ale również inne świadczenia uzyskane przez pracownika od pracodawcy. Nie ma wówczas znaczenia źródło, ani podstawa prawna jego uzyskania.

Tak więc do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia przyjmujemy zarówno przychody opodatkowane, jak i zwolnione od podatku dochodowego. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, w myśl art. 18 ust. 2 ustawy o s.u.s., nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków.

Podstawą wymiaru składek są przychody postawione do dyspozycji

Płatnik składek w dokumentach rozliczeniowych (lub korygujących) uwzględnia należne składki od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego) wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
W myśl § 3 rozporządzenia składkowego, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu.

Świadczenia pracownicze, za które pracodawca ponosi odpłatność ryczałtem są nieoskładkowane

Do przychodów ze stosunku pracy nie należy zaliczać świadczeń skierowanych do ogółu pracowników, za które pracodawca ponosi odpłatność ryczałtem. W konsekwencji świadczenia te nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Dotyczy to jednak wyłącznie przypadków, gdy nie jest możliwe określenie wartości świadczenia przypadającego danemu pracownikowi.

Składniki przychodu wyłączone z oskładkowania na podstawie przepisów ustawy o s.u.s.

Artykuł 18 ust. 2 i art. 20 ust. 1 ustawy o s.u.s. stanowią, że w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników nie uwzględnia się ;

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną
• zasiłki (tj. zasiłki i świadczenia rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego oraz ubezpieczenia wypadkowego).

Składniki przychodu wyłączone z oskładkowania na podstawie przepisów rozporządzenia składkowego.

Nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od przychodów wymienionych enumeratywnie w § 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego, które opisujemy poniżej.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia wyłączono ;

•     nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.
• nagrody za wynalazczość, a także nagrody za prace badawcze i wdrożeniowe.
• nagrody Ministra Gospodarki za szczególne osiągnięcia w eksporcie.
• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę.
• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy
• jednorazowo odprawy pieniężne w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników na podstawie ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.).
• odprawy wypłacone pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej na podstawie art. 125 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony  Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2004 r. nr 241, poz. 2416 ze zm.).
• wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra,
• ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego
• wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bhp, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.
• podstawy wymiaru składek nie stanowią również wydane pracownikom bony, talony, kupony lub inne dowody uprawniające do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych – jeżeli obowiązek wydania tych produktów (niekoniecznie obowiązek wydania bonów, talonów itd.) wynika z przepisów bhp.
• Środki higieny osobistej: Zgodnie z art. 233 K.p. pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikom niezbędne środki higieny osobistej. W myśl § 115 ww. rozporządzenia z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić dostarczanie pracownikom środków higieny osobistej.
• Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze: Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej.
• Okulary korygujące wzrok: Zasady przyznawania pracownikom okularów korygujących wzrok reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973).
• odszkodowania za utratę lub uszkodzenie w związku z wypadkiem przy pracy przedmiotów osobistego użytku oraz przedmiotów niezbędnych do wykonywania pracy należne od pracodawcy na podstawie art. 2371 § 2 K.p.
• ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.
• wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór.
• wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190,00 zł.
• zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• kwoty otrzymane przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym do wysokości nieprzekraczającej kwoty, która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych.
• diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
• część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem członków służby zagranicznej – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty odpowiadającej prognozowanemu przeciętnemu wynagrodzeniu miesięcznemu w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy.
• dodatek za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą (dodatek walutowy), przysługujący nauczycielom zatrudnionym w publicznych szkołach i szkolnych punktach konsultacyjnych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej - określony w odrębnych przepisach wydanych przez Ministra Edukacji Narodowej i Sportu.
• równowartość dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich - w części odpowiadającej 75% dodatków.
• dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne - do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
• świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
• świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie.
• zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.
• składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.
• korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
• dodatkowe świadczenia nie mające charakteru deputatu przyznawane na podstawie przepisów szczególnych - kart branżowych lub układów zbiorowych pracy, tj. ekwiwalent pieniężny z tytułu zwrotu kosztów przejazdów urlopowych, świadczenia na pomoce naukowe dla dzieci, świadczenia przyznawane z tytułu uroczystych dni, jak tradycyjne "barbórkowe", z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych z tytułu uroczystych dni.
• nagrody za wyniki sportowe, wypłacane przez kluby sportowe i polskie związki sportowe, oraz za wybitne osiągnięcia sportowe lub wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej, wypłacane ze środków budżetowych.
• wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Roczne ograniczenie składek emerytalno - rentowych

W ubezpieczeniach emerytalnym i rentowych wprowadzono kwotę graniczną podstawy wymiaru składek. Zgodnie z art. 19 ustawy o s.u.s. roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach. Jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone przeciętne prognozowane wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z trzeciego kwartału roku poprzedniego.

Do osiągnięcia kwoty granicznej podstawy wymiaru składek płatnik obowiązany jest naliczać i opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od pełnej podstawy wymiaru. Dopiero po osiągnięciu limitu zaprzestaje, do końca danego roku kalendarzowego, dalszego ich opłacania. Źródłem informacji, na podstawie której płatnik zaprzestaje opłacania składek z powodu osiągnięcia przez ubezpieczonego, w danym roku kalendarzowym, kwoty granicznej podstawy wymiaru składek, jest przede wszystkim własna dokumentacja płacowa lub oświadczenie ubezpieczonego. W przypadku gdy w danym miesiącu kalendarzowym następuje przekroczenie rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty granicznej. Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek stosuje się wyłącznie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Dlatego też składki na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe (również na ubezpieczenie zdrowotne), po przekroczeniu limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, należy naliczać i odprowadzać od pełnej podstawy wymiaru składek. Okres nie opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty granicznej traktuje się jak okres ubezpieczenia, uwzględniany przy ustalaniu prawa i wysokości emerytury lub renty z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Okres ubezpieczenia liczy się do końca danego roku kalendarzowego. Bez znaczenia jest wówczas fakt czy tytuł ubezpieczenia emerytalnego i rentowych trwał do końca danego roku kalendarzowego, czy też ustał w trakcie tego roku.

Ustalenie podstawy wymiaru składki zdrowotnej

Artykuł 81 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. nr 210, poz. 2135) dalej: ustawy zdrowotnej stanowi, że do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób, z pewnymi jednak wyjątkami, o których mowa poniżej. Zasadnicze różnice przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników a podstawą wymiaru składki na ich ubezpieczenie zdrowotne polegają na tym, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składki zdrowotnej:

• nie stosuje się wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• nie stosuje się ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek do kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy,

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez pracowników, potrąconych przez pracodawców ze środków pracowników, zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadza zasadę periodycznego informowania ubezpieczonego o przebiegu ubezpieczenia, wysokości wpłaconych składek i wysokości emerytury. Informacje nieprawidłowe muszą być przez ubezpieczonego na bieżąco korygowane. W przeciwnym wypadku negatywne ich skutki, w postaci niższego świadczenia, poniesie sam ubezpieczony.

Podstawowe informacje o przebiegu ubezpieczenia społecznego zainteresowani powinni otrzymać od pracodawcy i od ZUS.

ZUS corocznie w terminie do 31 marca informuje o wysokości zapisanych na kontach emerytalnych i zwaloryzowanych składek na ubezpieczenie emerytalne na 31 grudnia poprzedniego roku, oraz o wysokości hipotetycznej , czyli przysługującej od zgromadzonych składek i kapitału początkowego emerytury dla ubezpieczonego w wieku emerytalnym.

Dokumentacja i ewidencja wynagrodzeń ze szczegółową analizą składek ZUS

Dokumentacja zarobkowa pracowników obejmuje następujące rodzaje podstawowych dokumentów:

1. Dokumentacja płacowa
2. Karty przychodów roczne i wieloletnie
3. Listy płac.

Dokumentacja płacowa służy do ustalenia wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia, z uwzględnieniem poszczególnych jego składników, czyli:

• Wynagrodzenia zasadniczego,
• Dodatku funkcyjnego i specjalnego,
• Wynagrodzenia dodatkowego,
• Premii
• Wynagrodzenia za czas choroby
• I innych składników wynagrodzenia.

Na podstawie dokumentacji płacowej sporządza się listę płac.

Listę płac sporządza się w oparciu o dokumentację płacową, która jest podstawą do wypełnienia karty przychodów pracownika. Do indywidualnej karty przychodów każdego pracownika należy nanieść dane dotyczące wynagrodzeń, podstawy wymiaru składek, podstawy opodatkowania, składki, podatek.

Karty przychodów sporządza się w oparciu się w oparciu o listę płac. Do indywidualnej karty przychodów należy nanieść dane z listy płac, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu zawartych umów o pracę lub umów zlecenia. Ustalając podstawę wymiaru składek, przychód należy zsumować z przychodami ze wszystkich zawartych umów. Karta przychodów powinna, zatem zawierać wszystkie dane, które są niezbędne do sporządzania dokumentacji podatkowej i ubezpieczeniowej, a mianowicie dane dotyczące:

1. Wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz pobranego podatku dochodowego z tytułu umowy o pracę za kolejne miesiące roku, a także narastająco. Konieczność ich kumulowania wynika z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych,
2. Wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, składki na ubezpieczenie zdrowotnego raz pobranego podatku dochodowego z tytułu umowy zlecenia, agencyjnej lub innej umowy, rodzącej tytuł do ubezpieczeń społecznych,
3. Wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego i pobranych z tego tytułu podatków,
4. Sumy wszystkich podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – w danym miesiącu oraz narastająco w ciągu roku; to właśnie w karcie przychodów kontrolowana jest wysokość sumy podstaw wymiaru składek na to ubezpieczenie, która nie może być wyższa niż trzydziestokrotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej
5. Składek na ubezpieczenia płaconych przez pracodawcę.

Na podstawie rocznej karty przychodów sporządza się wieloletnie karty wynagrodzeń, które powinny być prowadzone w sposób gwarantujący ustalenie podstawy wyliczenia emerytury lub renty. W celu ustalania podstawy obliczenia emerytury lub renty potrzebne są następujące dane:

1. Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wynikające z umów, od których odprowadzane były składki, w kolejnych latach, z których może być ustalana podstawa emerytury lub renty
2. Kwoty wynagrodzeń chorobowych wypłacanych przez pracodawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami
3. Kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płacone przez pracownika i pracodawcę
4. Kwoty zasiłków chorobowych, wypłacanych przez zakład pracy.

Ewidencja wynagrodzeń:

Wynagrodzeniami nazywamy koszty ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracownika wynikające ze stosunku pracy. Rozróżniamy:

• Wynagrodzenia osobowe na podstawie umowy o pracę - zaliczamy tu płace podstawowe ( zasadnicze, czasowe, akordowe, nadliczbowe, premie, stażowe i inne np. chorobowe z FP, urlopy wypoczynkowe).
• Wynagrodzenia bezosobowe z umów o dzieło, zlecenia.

Podstawą do ewidencji kosztów wynagrodzeń i narzutów, czyli składek ubezpieczenia społecznego, jest lista płac sporządzona na podstawie karty pracy lub umowy o pracę. Koszty wynagrodzeń księgujemy w układzie rodzajowym wg. przykładu:

Schemat ewidencji wynagrodzeń - polecenie księgowania:

Schemat ewidencji wynagrodzeń

Koszty pracodawcy z w/w listy płac

1. Wynagrodzenie brutto wg. listy płac
2. Potrącono w liście płac
   a) Składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne
   b) Należna zaliczka na podatek dochodowy
   c)  Pozostałe potrącenia (kasa zapomogowo-pożyczkowa, zw. zawodowe, dobrowolne ubezpieczenie)
3. Wyciąg bankowy –przelew wynagrodzeń lub zaliczki na poczet wynagrodzenia pracownika.
4. Składka ZUS obciążająca pracodawcę z wypłaty wynagrodzeń
   a) Składki na ubezpieczenie społeczne
   b) Składka na Fundusz Pracy

Dokumentacja zasiłków z ubezpieczenia chorobowego

Każdy pracodawca zobligowany jest również do wypłaty wynagrodzenia za czas nieświadczenia pracy. Ma to miejsce w sytuacji, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim.

Zakład pracy wypłaca wynagrodzenie za czas choroby z własnych środków za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Okres 33 dni może trwać w sposób ciągły lub stanowić sumę kilku nieobecności pracownika z powodu choroby w danym roku. Po jego wyczerpaniu, czyli gdy okres choroby przekroczy 33 dni w ciągu roku, a pracownik jest nadal niezdolny do pracy, otrzymuje on zasiłek chorobowy ze środków Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

To, kto jest płatnikiem zasiłku od 34 dnia niezdolności do pracy, zależy od stanu zatrudnienia w zakładzie pracy na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Jeśli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego poniżej 20 osób, wówczas zasiłki z ubezpieczenia chorobowego wypłaca ZUS. Jeśli natomiast zgłasza on powyżej 20 osób, w takiej sytuacji jest on również płatnikiem zasiłków. Oczywiście zasiłki te nie są jego kosztem. Podlegają one bowiem potrąceniu ze składek społecznych, które zakład pracy powinien przekazać do ZUS.

Fakt wypłaty wynagrodzenia za czas zwolnienia lekarskiego bądź zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (chorobowy, macierzyński, opiekuńczy) stwarza również konieczność ewidencjonowania tych wypłat.

Do tego celu służy następująca dokumentacja płacowa:

• zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA,
• zastępcza asygnata zasiłkowa ZUS Z-7,
• karta zasiłkowa ZUS Z-17,
• lista płatnicza ZUS Z-19,
• zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 – w przypadku przekazywania wypłaty zasiłku do ZUS.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7

Każdy pracodawca, oprócz prowadzenia dokumentacji płacowej, ma obowiązek wystawiania na jej podstawie potrzebnych pracownikom zaświadczeń.

Jednym z nich jest druk ZUS Rp-7 – zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, potwierdzające wysokość zarobków osoby ubiegającej się o emeryturę, rentę lub ustalenie kapitału początkowego.

Prawidłowe wypełnienie przez pracodawcę druku ZUS Rp-7 ma bardzo istotne znaczenie. W dużej mierze od prawidłowości wystawienia tego dokumentu jest zależna wysokość emerytury, renty, jak również kapitału początkowego pracownika.

Jeśli w wyniku błędnego wpisania danych w ZUS Rp-7 świadczenie emerytalne lub rentowe będzie wypłacane w zawyżonej wysokości i powstanie jego nadpłata, wówczas zobowiązany do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia będzie nie świadczeniobiorca, ale pracodawca, który wpisał nieprawidłowe dane.