Organizacja rachunkowości komputerowej

Komputeryzacja rachunkowości wymaga podjęcia szeregu działań organizacyjnych. Wskazane może być również dostosowanie planu kont do potrzeb oprogramowania. Przede wszystkim jednak konieczne jest ustalenie jednoznacznych zasad organizacji ewidencji księgowej i ujęcia tego w polityce rachunkowości firmy. Musimy ustalić źródła powstawania dowodów księgowych, zasady wprowadzania ich do systemu komputerowego i ewidencji w systemie oraz miejsca przechowywania oryginałów dokumentów.

Wybór systemu informatycznego
Struktura systemu

System informacyjny przedsiębiorstwa można podzielić na szereg podsystemów: ewidencja magazynowa, sprzedaż, kasa, księgowość itd. System komputerowy może obejmować jedynie niektóre z nich. Może to być jeden spójny (zintegrowany) system lub wiele systemów dziedzinowych. Wśród wielu możliwych rozwiązań przedstawimy trzy, najczęściej spotykane w praktyce:

1. Ewidencja analityczna odbywa się w systemach dziedzinowych (np. w systemie obsługi sprzedaży). Następnie dane z tych systemów są przetwarzane w celu uzyskania polecenia księgowania na kontach syntetycznych oraz w celu ewidencji podatku VAT ( dla czynnych podatników VAT). Polecenie to jest księgowane w systemie finansowo księgowym. Ma tu zastosowanie ewidencja rejestrowa. W systemach dziedzinowych są prowadzone rejestry dokumentów, na podstawie których tworzy się polecenie księgowania. W systemie księgowym prowadzi się konta analityczne jedynie w zakresie, którego nie obejmują systemy dziedzinowe (na przykład rozrachunki).
2. Dokumenty są ewidencjonowane dwukrotnie. Raz analitycznie - w systemie dziedzinowym, a drugi raz syntetycznie w systemie FK.
3. System zintegrowany - bez konieczności dwukrotnej ewidencji tych samych dokumentów. Na przykład wystawiony w module sprzedaży dokument jest natychmiast dekretowany i nie musi być powtórnie wprowadzany w module księgowości.

Istnieją także rozwiązania pośrednie - na przykład centralna ewidencja wszystkich dokumentów, lub przenoszenie dokumentów do jednego rejestru (dziennika).

Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady. Pierwsze z nich jest najprostsze, ale nie istnieje w systemie księgowym możliwość przeprowadzania szczegółowych analiz. System zintegrowany jest z kolei trudny (i kosztowny) do wdrożenia - niemniej takie rozwiązanie jest stosowane coraz częściej.
Decyzja wyboru odpowiedniej struktury powinna opierać się na szczegółowej analizie istniejącego systemu i kosztów jego modernizacji oraz potrzeb danego podmiotu gospodarczego tak aby informacje uzyskane z systemu finansowo- księgowego były jak najbardziej przydatne w działalności oraz pozwoliły na prawidłowe rozliczenia podatkowe.

Parametry

Plan kont

Najistotniejszym parametrem systemu jest plan kont. Przy jego definiowaniu trzeba podjąć szereg decyzji, na przykład ustalić zasady ewidencji kosztów, podział na magazyny itd. Bardzo ważny  jest wybór metody ujmowania kosztów, czyli decyzja o prowadzeniu jedynie kont zespoły „4” (koszty według rodzaju) lub kont „4” i kont „5” ( koszty według miejsca powstawania).

Rozróżnia się konta syntetyczne (jeden człon) i analityczne (ilość poziomów analityki uzależniona jest od możliwości systemu FK) Na przykład możemy zdefiniować dla ewidencji towarów jedynie konto syntetyczne '330'. Wówczas  przy przeglądaniu planu kont nie uzyskamy podziału na poszczególne magazyny. Jeśli zdefiniujemy natomiast konta analityczne (na przykład: '330.01', '330.02', itd.), zawierające numer magazynu, możemy uzyskać podział wartości na poszczególne magazyny.

Przy rozliczaniu kosztów bardzo ważne jest ustalenie struktury konta zespołu 5 (jeśli jest on prowadzony). Odpowiednia budowa tego konta pozwala na automatyczną analizę kosztów.

Rejestry

Należy ustalić ilość rejestrów i przyporządkowanie poszczególnych rodzajów dokumentów do rejestrów w których będą zapisywane. Istnieje możliwość prowadzenia jednego rejestru (dziennika). Należy kierować się zasadą, że ewidencja w komputerze jest odzwierciedleniem zasad przechowywania dokumentów (lub odwrotnie). Jeśli na przykład wszystkie dokumenty dotyczące kasy są przechowywane w oddzielnym skoroszycie razem z raportami kasowymi, należy zdefiniować rejestr kasy dla tego rodzaju dokumentów. Jeśli natomiast dokumenty kosztowe są wpinane do oddzielnego skoroszytu, definiujemy odrębny rejestr kosztów.

Innym zagadnieniem jest ewidencja w firmach wielomagazynowych. Należy zdecydować, czy dokumenty dla każdego magazynu są przechowywane w odrębnym rejestrze, czy też istnieje wspólny rejestr. Decyzję należy uzależnić od tego, czy ewidencja odbywa się w jednym miejscu (przez jedną osobę), czy też jest rozdzielona na poszczególne magazyny.

Organizacja ewidencji

Sam podział dokumentów na rejestry w sposób zadowalający organizuje przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie. Dodatkowo dokumenty kasy i banku mogą być grupowane w postaci raportów. Istnieje także możliwość zachowania stosowanej czasem w praktyce zasady podziału dokumentów na paczki. Odbywa się to w ten sposób, że dokumenty są wstępnie sprawdzane i dekretowane przez jedną osobę. Wartości wszystkich dokumentów są sumowane i stanowią sumę paczki. Odrębną paczkę stanowi każdy raport kasowy i wyciąg bankowy. W niektórych programach istnieje funkcja wprowadzania paczek. Po jej uruchomieniu wprowadzamy dokumenty z paczki, a program podaje aktualną sumę paczki.

Rozpoczęcie ewidencji

Ewidencję księgową należy rozpocząć od wprowadzenia bilansu otwarcia. Bilans obejmuje:

• inwentaryzację,
• wykaz zobowiązań i należności
• salda na pozostałych kontach syntetycznych.

Dekretowanie dokumentów

Dokumenty mogą być dekretowane automatycznie (przez program) lub 'ręcznie' - przez operatora.

W związku z tym zachodzi pytanie, czy i kiedy dekret powinien być umieszczany na dokumencie papierowym. Oczywistym jest, że numer w rejestrze powinien zostać zapisany po wyświetleniu go przez komputer (po zapisaniu dokumentu). Natomiast odnośnie księgowań na poszczególne konta istnieją następujące możliwości:

1. Dokumenty są wcześniej przygotowywane. W trakcie księgowania sprawdza się zgodność dekretu z proponowanym przez komputer i nanosi odpowiednie poprawki. Można samemu wprowadzać pełny dekret (kiedy na przykład program nie ma automatycznego księgowania).
2. Na dokumencie zapisuje się jedynie konta, których wyboru musi dokonać operator (na przykład konta kosztów). Jeśli wprowadzanie dokumentów do komputera dokonuje księgowy, zapisu tego może dokonywać w trakcie wprowadzania. Dla innych operatorów dokument powinien być przez księgowego wcześniej oznaczony odpowiednim numerem konta.
3. Na dokumencie nie umieszcza się w ogóle numerów kont. Nie ma takiego wymogu formalnego (istnieje natomiast konieczność wydruku rejestru z zaznaczonymi numerami kont). Ta metoda może być stosowana, gdy program dokonuje automatycznego księgowania (co w typowych dokumentach staje się normą).

Należy zdawać sobie sprawę z tego, że ustalenie wzorców księgowań jest najbardziej istotną częścią wdrożenia systemu komputerowego w księgowości. Pojawia się przy tym szereg problemów. Na przykład chęć uporządkowania lub uproszczenia stosowanych dotąd zasad może się kłócić z chęcią zachowania ciągłości ewidencji (możliwości porównywania archiwalnych danych). Czasem zdarza się, że część kont na których pozostają niezerowe salda ulega likwidacji. Można wówczas założyć konta przejściowe, na których pozostawia się operacje do wyjaśnienia.