Faktury w formie elektronicznej - podstawowe informacje

Od dnia 1 stycznia 2011 r. obowiązuje rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249, poz. 1661).

Wystawianie faktur

Po uzyskaniu zgody odbiorcy, mamy prawo przesyłać mu faktury w formie elektronicznej. Odbiorca ma prawo cofnąć zgodę na otrzymywanie od danego dostawcy faktur w formacie elektronicznym¹.Zgoda i jej cofnięcie mogą mieć formę pisemną lub elektroniczną. Zgodę powinna wyrazić osoba upoważniona do reprezentowania danego podmiotu (np. zgodnie z wpisem w KRS).
W chwili obecnej nie obowiązują już przepisy, które nakazywały wystawiania faktur korygujących i duplikatów w formie papierowej!
Izba Skarbowa w Katowicach w piśmie z 12 października 2011 r. (IBPP2/443-1133/11/RSz), stwierdza, że za potwierdzenie odbioru faktury korygującej może zostać uznany:

• komunikat wysłany przez system informatyczny odbiorcy informujący o wpłynięciu wiadomości zawierającej fakturę lub fakturę korygującą do systemu informatycznego odbiorcy lub
• wiadomość wysłana przez odbiorcę faktury pocztą elektroniczną zawierająca informację o odebraniu faktury bądź
• zapis o zalogowaniu się odbiorcy faktury w serwisie internetowym lub o pobraniu przez niego faktury.

Ale pod warunkiem że istnieje „możliwość ustalenia zarówno daty otrzymania faktury korygującej przez odbiorcę, jak również daty otrzymania przez wystawcę faktury korygującej potwierdzenia otrzymania tej faktury korygującej, za którą to datę można by przyjąć datę dokonania przez wnioskodawcę zapisu dokumentującego moment zalogowania się odbiorcy faktury w serwisie internetowym, jako dokument odzwierciedlający moment, w którym faktura stała się dostępna dla odbiorcy".

Przechowywanie faktur

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej. Musimy jednak zapewnić możliwość potwierdzenia ich autentyczności i integralności:

• autentyczność, czyli pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
• integralności – czyli pewność, że nie zmieniono danych, zawartych na fakturze.

Zgodnie z dyrektywą UE 2010/45/EU „do ustalenia wiarygodnych ścieżek audytu między fakturami a transakcjami można wykorzystywać kontrole biznesowe”. Taką kontrolą może być na przykład poprzez łączenie faktury z innymi dokumentami (wydania z magazynu). To należy uznać za wystarczający sposób na spełnienie tych wymogów.

Przekazywanie faktur

Faktury mogą być udostępniane poprzez stronę internetową, lub przesłanie ich w postaci PDF mailem (zob. interpretacje Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 maja 2011 r., ILPP4/443-103/11-2/EWW oraz z 3 października 2011 r., ILPP4/443-484/11-4/ ISN, interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 maja 2011 r., IPPP3/443-467/11-2/JF).

Wymaga się jednak dodatkowych zabezpieczeń²:

• dostęp zabezpieczony indywidualnym loginem i hasłem,
• dodatkowe szyfrowania,
• zastosowanie cechy read-only uniemożliwiającej edycję dokumentu,
• ustalenie adresów e-mail z których/na które będą przesyłane faktury,
• spisanie (np. w formie umowy) konkretnych reguł wymiany faktur elektronicznych pomiędzy stronami.

Prawo do odliczenia

Zgodnie z rozporządzeniami ministerstwa finansów³, prawo do odliczenia powstaje w miesiącu otrzymania wiadomości e-mail z załączonym plikiem faktury.

Przypisy:

3rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU nr 249 poz. 1661) , rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).